Svåra samtal

7 tips för det svåra samtalet

Svåra samtal är samtal som förs med medarbetare kring utmanande situationer eller beteenden, t.ex. uppsägningar, ohälsa, missbruk, olämpligt beteende eller när det inte fungerar på arbetsplatsen av någon annan anledning.

1. Agera

Om du vet att något har hänt eller behöver tas upp så ta tag i det så fort du har möjlighet. Att blunda för en svår situation eller låta ett olämpligt beteende fortgå kan skapa osund ryktesspridning och skada både medarbetare, företaget och dess värderingar.

2. Förbered dig

Förbered dig med konkreta, tydliga exempel på problemet/situationen/beteendet och förbered dig på hur du lugnt och respektfullt kan bemöta olika känslor som kan komma upp. Undvik att ge kommentarer vad gäller personen eller personligheten. Undersök i förväg med HR vilka möjligheter företaget har att hjälpa medarbetaren och se till att hålla koll på lagliga aspekter, t.ex. vad du kan och inte kan säga. Kanske finns det möjlighet att erbjuda terapi, coaching, missbruksbehandling eller omställningsstöd.

3. Avsätt tillräckligt med tid

Att avsätta tillräckligt med tid innebär att ha minst 30 minuter till en timme för samtalet, lite beroende på vad det gäller. Var också tydlig med hur lång tid ni har på er. Det är omöjligt att förutsäga vad som kan komma upp och av respekt för din medarbetare så vill du inte stressa dig igenom samtalet, hen måste få tid att beskriva sin syn på situationen.

4. Avskild och lugn plats

Ha samtalet på en avskild, lugn och trygg plats, för er bägge. Kritik eller känslig information kring en enskild person tas aldrig upp i ett större möte, utan alltid endast med den person det berör. Se till att ni får sitta i fred under hela mötet.

5. Tänk långsiktigt

Tänk långsiktigt både utifrån din medarbetares och företagets bästa. Lägg upp samtalet utifrån hur du vill att din medarbetare ska känna efter samtalet. Kom ihåg att visa välvilja, empati och respekt i alla situationer.

6. Lyssna och feed forward

Utgå inte från att du känner till din medarbetares situation utan be hen beskriva hur hen ser på saken och var öppen för att du kan ha dragit för snabba eller felaktiga slutsatser. Istället för att kritisera, försök beskriva vad hen kan göra istället. Tillsammans kan ni kanske hitta flera olika lösningar, istället för att fastna i problem.

7. Dokumentera och följ upp

Dokumentera och skriv ned vad ni kommit överens om. En tydlig plan med vem som är ansvarig för vad, gör det enklare för alla involverade. Sätt ett datum redan under samtalet för hur och när ni ska följa upp.

Läs mer om våra företagstjänster och företagshälsovård
Läs mer om krissamtal